Menggunakan Record Macro pada Ms.Excel By: Unknown No comments

Microsoft Excel menyediakan fungsi untuk membuat macro secara otomatis kemudian dapat disimpan lalu dijalankan kembali. Sangat mudah menggunakan Record Macro karena Ms. Excel akan secara otomatis men-generate semua tindakan kita ke dalam bahasa Visual Basic. Singkatnya anda tidak perlu mengetik kode Visual Basic untuk membuat Macro.

Berikut ini langkah-langkahnya.

1. Pertama-tama buat datanya terlebih dahulu, saya membuat contoh data nilai siswa.

2. Selanjutnya adalah menyederhanakan tabel agar hanya bagian yang penting saja yang akan terolah. Misalnya hapus baris “no”, “nama”, dan “nilai semester”

3. Transpose  tabel. Dalam hal ini daftar mata pelajaran semula berada di bagian baris atas diubah menjadi bagian kolom paling kiri, sedangkan kolom nama yang tadinya berada pada kolom kiri diubah menjadi bagian baris di atas. Cara men-TRANSPOSE:

Copy bagian yang penting saja (dalam contoh ini saya hanya mengkopi range mata pelajaran dan nama siswa), tempatkan pointer pada cell dimana data tersebut akan di letakkan, lalu klik kanan pada cell tadi pada pilih Transpose pada Paste Option.

4. Pada kolom daftar mata pelajaran kita lakukan format text yang mengarah vertikal agar mendaftar, blok kolom tersebut, klik kanan, Format Cells -> Alignment -> Ubah orientasi teks menjadi 0 derajat (degre) sehingga hasilnya seperti ilustrasi berikut.

5. Langkah berikutnya adalah menghapus kolom daftar mata pelajaran dan juga baris 23 dan 30 karena ini tidak kita perlukan. Sisipkan 2 baris kosong di bawah baris nama (untuk judul kolom tabel) dan beri warna beda pada baris nilai semester 4, untuk membedakan nilai semester 3, 4, dan 5. Hasilnya seperti ilustrasi berikut.

Pekerjaan berikutnya adalah membuat MACRO (merekam LANGKAH KERJA  dengan RECORD MACRO)

1. Tempatkan Active cell pada B16. Pastikan menge-klik Use Relative References (pada tab menu View -> tab Macros -> klik spin (segitiga kecil) pilih Use Relative References.

2. Kemudian klik Record Macro, kalau kita sudah siap melakukannya, maka akan muncul pop up menu isian, isikan seperlunya, jangan lupa memberi nama macro dan membuat shortcut ctrl+…(saya contohkan Ctrl+w). Ini bertujuan jika hendak menjalan macro kita tinggal menggunakan shorcut tersebut.

3. Berikutnya adalah membuat satu tabel secara manual (untuk data satu siswa saja), ubahlah seperti format tabel jadi. Caranya sisipkan kolom sebelah kanan siswa pertama sebanyak yang diperlukan (dalam contoh ini saya sisipkan sebanyak 8 kolom).

4. Sampai disini kita bisa mencoba kerja macro untuk tabel siswa ke dua, caranya tempatkan pointer pada cell nama siswa ke-3; Tekan shorcut key Ctrl+w seperti yang anda tentukan sebelumnya (saat akan me-record macro).

Jika hasilnya persis tabel yang kita buat namun berisi data siswa ke-2 maka itu berarti pekerjaan kita telah benar. Nah kalau siswanya banyak sekali anggaplah 200 siswa maka kita perlu menekan Ctrl+w tadi sebanyak sisa-nya yang belum dibuatkan tabel. Jadi tetep capek deh… agar hanya cukup sekali klik tombol Ctrl+w kita lakukan sedikit tambahan pada macro. Caranya klik menu macro -> view macro – klik edit dan tambahkan baris (setelah baris komentar yg ditandai awal dengan ‘…..) ketikkan:

Do Until Activecell.Value=””

dan pada bagian bawah sebelum end sub tulisan

Coba jalankan macro tadi dan tunggu beberapa detik kemudian data anda akan terubah secara menyeluruh menjadi tabel sesuai yang diharapkan. Data tadi akan diubah menjadi tabel persiswa dan tabelnya berderet ke kanan (secara horisontal).

Selamat mencoba dan semoga berhasil:)